Snabbguide Synkzone Web

1. Översikt

Detta är startvyn. Här hittar du dina favoritzoner och de senaste händelserna i de zoner du har åtkomst till.

2. Zones

En zon är en säker samarbetsyta där du kan lagra och dela filer på ett säkert sätt, både internt inom organisationen och externt i projekt tillsammans med partners, kunder eller andra externa intressenter. Varje zon är kryptografiskt separerad från övriga zoner.

Du ser de zoner du har åtkomst till genom att klicka på ikonen Zoner.

Det finns två typer av zoner:

• Normala zoner
• Lässkyddade zoner

Zonlogg och -medlemmar

Varje zon har en egen zonlogg som visar alla aktiviteter i zonen. Du når zonloggen genom att:

• expandera den högra sidopanelen,
• klicka på i (Information), eller
• öppna den detaljerade zonloggen via bokikonen.

Zonloggen kan även användas för säker kommunikation mellan zonens medlemmar.

Under fliken Information visas samtliga medlemmar i zonen.

3. Filhantering

Varje zon har sin egen mappstruktur. Du kan skapa mappar och ladda upp filer i respektive zon.

När en fil har laddats upp visas den direkt i zonens filstruktur.

För att ladda ned en fil kan du antingen:

• dubbelklicka på filen, eller
• högerklicka och välja Ladda ned.

Visning av fil

Vissa filformat kan visas direkt i webbläsaren. Högerklicka på filen och välj Visa.

Följande filformat stöds för förhandsvisning:

• PDF
• PNG
• JPEG
• GIF
• TXT

För att visa borttagna filer eller filtrera på filtyp, använd filterknappen intill sökfältet.

Filinformation

Högerklicka på en fil och välj Fler alternativ för att visa detaljerad information om filen.

Fillås

För att undvika konflikter rekommenderas att använda filllås när flera användare arbetar med samma fil. Om en konflikt ändå uppstår varnar systemet och skapar automatiskt en särskild konfliktversion för att förhindra att information skrivs över. Samtidigt skapas en informationsfil med namnet ~Conflicts.txt, där du kan se när konflikten uppstod och med vilken användare.

Synkzone har tre typer av fillås. Högerklicka på en fil och välj "Mer information" för att använda något av följande alternativ:

1. Lässkydd: En lässkyddad fil kräver att du anger ditt lösenord eller din engångskod (OTP), beroende på organisationens inloggningspolicy. Filen är synlig i klienten men lagras krypterad på servern. För att öppna en lässkyddad fil måste du vara ansluten till internet. Filen öppnas i det tillhörande programmet men laddas aldrig automatiskt ned till din lokala disk.
2. Skrivskydd: Förhindrar att en fil ändras. Ingen användare kan spara en ändrad version med samma filnamn så länge skrivskyddet är aktivt. Används när du vill säkerställa att en fil inte ändras.
3. Lås fil: Låser filen så att endast den användare som har låst filen kan göra ändringar. Används när du vill försäkra dig om att ingen annan kan redigera filen medan du arbetar med den.

Obs! En zonansvarig kan alltid upphäva ett filllås.

Versionshistorik

Varje gång en fil ändras skapas och sparas en ny version. Du kan när som helst återställa en tidigare version.

Versionshistorik:

• Vanliga zoner: 20 versioner under 60 dagar
• Lässkyddade zoner: 20 versioner under 60 dagar

Om en fil har fler än en version sparas alltid de två senaste versionerna, även om de är äldre än 60 dagar.

Borttagna filer

Borttagning av filer sker i två steg:

1. Ta bort
2. Ta bort permanent

Högerklicka på filen och välj Ta bort.

I vyn över borttagna filer kan du antingen återställa filen eller ta bort den permanent. För att minska risken för oavsiktlig radering är det endast zonansvariga som kan ta bort filer permanent.

För att se vyn över borttagna filer: klicka på filtret bredvid sökrutan och välj sedan "Borttagna filer".

4. Synkzone Share – dela filer med externa mottagare

Synkzone Share används för att dela enskilda filer med personer som inte är medlemmar i en zon. Funktionen är särskilt användbar för stora filer som inte kan skickas via e-post.

Observera: Länken som skickas är i sig inte skyddad. Om någon obehörig får tillgång till länken kan personen ladda ned filen. Du kan lösenordsskydda länken och därmed stärka skyddet. Vi rekommenderar att länken delas via en säker kommunikationskanal, exempelvis säker e-post eller Signal.

Funktionen är endast tillgänglig i zoner där zonansvarige har aktiverat Extern delning. För att fildelning ska fungera måste både "Extern delning" och "Webbåtkomst" vara aktiverade för zonen.

Dela en fil

Högerklicka på filen och välj Dela fil.

Guiden leder dig genom de olika stegen.

Du kan dela en länk till en fil med eller utan lösenordsskydd.

För att skapa en delningslänk behöver du ange ditt Synkzone-lösenord för att skapa den säkerhetstoken som används för delningen.

När länken visas i grönt är den klar att kopieras och skickas till mottagaren.

Visa delade filer

Genom att klicka på ikonen Delade resurser kan du se alla filer som delas från den aktuella zonen.

5. Glömt lösenord eller inloggningsuppgifter

Om du har glömt ditt lösenord eller dina inloggningsuppgifter kontaktar du den person som bjöd in dig till Synkzone. Personen kan hjälpa dig att återställa dina uppgifter eller ge dig nya inloggningsuppgifter.